איך להעביר משימות חוזרות ל-Toffu (בלי למהר עם האוטומציה)

רוב הצוותים ניגשים לסוכני AI עם אחת משתי גישות שגויות.

הראשונה: לנסות להפוך הכל לאוטומטי כבר ביום הראשון. למפות את התהליך, לנסח את הפרומפט, לתזמן, ולעזוב. שבוע אחר כך הפלט הוא בלגן, ואין לכם דרך לדעת למה, כי לא עשיתם את העבודה בעצמכם ואין לכם מושג איך נראית תוצאה טובה.

השנייה: להמשיך לעשות את העבודה ידנית בלי סוף. אתם יודעים שצריך להפוך אותה לאוטומטית. תטפלו בזה ברבעון הבא.

שתיהן מפסידות. הדרך שעובדת נמצאת באמצע, והיא מורכבת מחמישה שלבים. ראינו את הצוות שלנו ואת הלקוחות שלנו עוברים בה עשרות פעמים, וזה תמיד נראה אותו דבר.

כדי להמחיש, אותה דוגמה תלווה את כל השלבים: סריקה שבועית של המודעות שמריצים שלושת המתחרים המובילים שלכם.

שלב 1: לזהות שאתם עושים את אותו דבר שוב

הסימן הוא לא "זה לוקח יותר מדי זמן". הסימן הוא "כבר עשיתי את זה פעם".

אצלנו זה מופיע בדרך כלל באחת משלוש הדרכים:

• אתם שמים לב שאתם פותחים את אותם חמישה טאבים באותו סדר
• אתם כותבים הודעה שמתחילה ב"תוכל לעשות שוב את הדבר הזה שבו..."
• אתם מבינים שבוקר יום שני שלכם בנוי בעיקר מבדיקת דשבורדים

המלכודת כאן היא לפסול משימות בתור קטנות מדי בשביל אוטומציה. כל דבר שלוקח פחות מ-15 דקות מרגיש קל יותר פשוט לעשות. אבל אם זה קורה כל שבוע, זה מצטבר ל-13 שעות בשנה. והעלות האמיתית היא לא הזמן אלא המעבר בין הקשרים. בדיקת דשבורד שוברת לכם שעה של עבודה ממוקדת, גם אם הבדיקה עצמה לוקחת חמש דקות.

כשאתם מזהים דפוס כזה, רשמו אותו. זה כל מה שיש בשלב 1. אתם אוספים מועמדים, לא פותרים שום דבר עדיין.

שלב 2: לבצע את המשימה פעם אחת עם Toffu

אל תנסו לתכנן את האוטומציה. פשוט תעשו את העבודה בפעם הבאה שהיא עולה, אבל הפעם תעשו אותה דרך Toffu במקום ידנית.

אם המשימה היא "לבדוק מה שלושת המתחרים המובילים שלנו השיקו השבוע", פתחו את Toffu ובקשו בדיוק את זה. אל תכתבו פרומפט מושלם. אל תגדירו מראש את פורמט הפלט. תתייחסו לזה כשיחה עם מתמחה חכם שצריך הכוונה.

השלב הזה חשוב כי הוא חושף איך העבודה באמת נראית. תגלו ש:

• חצי מהדברים שחשבתם שהם הכרחיים בעצם לא
• כמה דברים שלא חשבתם לבקש מסתברים כשימושיים מכולם
• הפורמט שהנחתם שאתם רוצים שגוי, ויש פורמט אחר שמתאים בבירור יותר

אי אפשר לחזות שום דבר מזה מראש. ההרצה הידנית הראשונה היא המפרט.

ההודעה הראשונה ל-Toffu בסריקת המתחרים הייתה גולמית בכוונה:

התוצאה הייתה 80% ממה שרצינו. פער ה-20% היה המפרט לשלב 3.

שלב 3: לבקש מ-Toffu להפוך את זה ל-Skill

אחרי שעשיתם את העבודה פעם או פעמיים והתוצאה הייתה טובה, פנו ישירות ל-Toffu.

בסריקת המתחרים, הבקשה הייתה:

Toffu כותב את ה-Skill. אתם קוראים אותו, מתקנים את החלקים שגויים, ומוסיפים את מה שהוא פספס, בדרך כלל את הידע המובלע שלא ידעתם בכלל שיש לכם.

התוצר של שלב 3 הוא Skill שמתעד את שיקול הדעת שלכם, לא רק את המשימה. ההבדל חשוב. משימה אומרת "סכם מודעות של מתחרים". Skill אומר "סכם מודעות של מתחרים, אבל סמן רק כאלה שמראות הצעה חדשה או פורמט חדש. רענוני קריאייטיב לא מעניינים אותנו".

אם מדלגים על השלב הזה ועוברים ישר לתזמון, אתם מתזמנים את הדבר הלא נכון. אתם מתזמנים את הטיוטה הראשונה של העבודה, עוד לפני שידעתם מה אתם בכלל רוצים.

שלב 4: להריץ את ה-Skill ידנית במשך כמה שבועות

זה השלב שכולם רוצים לדלג עליו. יש להם Skill שעובד. למה שלא יתזמנו אותו?

כי באמת עוד לא יודעים אם הוא עובד כמו שאתם רוצים. אתם חושבים שכן. אתם לא.

הריצו אותו ידנית, באותה שעה, באותו טריגר, באותו הקשר, במשך שבועיים עד ארבעה. תזהו דברים שלא הייתם יכולים לחזות:

• הפלט טוב, אבל מגיע בפורמט שלא מתאים לאופן שאתם באמת משתמשים בו
• ה-Skill מופעל מהסיבות הלא נכונות (כל כשל CI, לא רק האמיתיים)
• אתם מבינים שרציתם את התוצאה ב-Slack, לא במייל
• השבוע הראשון מצוין, ואז שבועות 2 ו-3 חושפים שהוא לא מטפל במקרי קצה כמו השקות מוצר, חגים, או דאטה חריגה

כל הרצה ידנית היא הזדמנות לחדד את ה-Skill. ערכו אותו תוך כדי. אל תתקבעו עליו. עד השבוע השלישי או הרביעי יהיה לכם Skill שעושה את העבודה בדיוק כמו שרציתם.

סריקת המתחרים עברה שלושה תיקונים בשלושה שבועות. כל אחד מהם התחיל בהרצה של ה-Skill, זיהוי משהו שלא עובד, ושליחת עדכון של שורה אחת חזרה ל-Toffu:

עד השבוע הרביעי הפלט הגיע נקי. שום דבר לתקן, שום דבר להבהיר.

המבחן לסיום שלב 4: אתם מריצים את ה-Skill והפלט לא דורש תיקונים. אתם מעבירים אותו הלאה, מפרסמים אותו או פועלים לפיו כפי שהוא.

שלב 5: לתזמן ולצאת מהלולאה

עכשיו אפשר לתזמן את זה.

הגדירו את התדירות, את הטריגר, ואת ערוץ הפלט. בחרו איפה אתם רוצים את התוצאות: Slack, מייל, Google Doc, גיליון. ודאו שהתזמון כולל "דווח תמיד, גם אם לא קרה כלום". שתיקה ממשימה מתוזמנת היא דו-משמעית. ייתכן שכלום לא השתנה, וייתכן שהמשימה נשברה.

בסריקת המתחרים, בקשת התזמון הייתה הודעה אחת:

ברגע שהיא מתוזמנת, התפקיד שלכם משתנה. אתם כבר לא מריצים את המשימה. אתם בודקים את הפלט.

משימה מתוזמנת טובה מספקת משהו שאפשר לפעול לפיו תוך פחות מ-60 שניות. אם הפלט עדיין דורש מכם לעשות את העבודה מחדש כדי לאמת אותו, ה-Skill לא מוכן ותזמנתם מוקדם מדי. חזרו לשלב 4.

למה הסדר חשוב

אי אפשר לדלג על שלבים ולקבל את אותה תוצאה.

דלגתם על שלב 1 (זיהוי)? תהפכו לאוטומטיים את הדברים הלא נכונים. את הגלויים, ולא את אלה שבאמת אוכלים לכם את הזמן.

דלגתם על שלב 2 (ביצוע פעם אחת)? תכתבו פרומפט למשימה שדמיינתם, לא לזו שקיימת במציאות.

דלגתם על שלב 3 (הפיכה ל-Skill)? העבודה חיה רק בראש שלכם. מי שיעשה את המשימה אחריכם יתחיל מאפס.

דלגתם על שלב 4 (הרצה ידנית)? תתזמנו תהליך שבור שיציף לכם את התיבה עד שתכבו אותו בסוף.

דלגתם על שלב 5 (תזמון)? בניתם Skill מעולה שעדיין דורש מכם לזכור להשתמש בו. סוכן נועד לרוץ בלעדיכם. אם אתם עדיין מפעילים אותו ידנית בכל פעם, לא באמת העברתם את העבודה.

איך זה נראה אחרי שישה חודשים

אחרי שישה חודשים של הרצת הלולאה הזו, העבודה של הצוות שלנו נראית אחרת לגמרי.

המשימות החוזרות, סיכומי יום שני, בדיקות מודעות יומיות, סריקות שבועיות של מתחרים, הכנה חודשית לדירקטוריון, קורות בלעדינו. הפלט מגיע ל-Slack בזמן הנכון. אנחנו קוראים, פועלים, וממשיכים הלאה.

העבודה האמיתית שלנו היא הדברים שסוכנים עדיין לא יכולים לעשות: החלטות, בחירות עיצוב, שיחות עם לקוחות, בעיות חדשות. השבוע שלנו כבר לא בנוי כ"בדיקה, בדיקה, בדיקה, ואז עבודה". הוא הפך ל"עבודה, ובדיקות שרצות ברקע".

זו התוצאה האמיתית. לא "חסכנו X שעות". חיסכון בשעות הוא תופעת לוואי. התוצאה האמיתית היא שהעבודה שדורשת אתכם, שיקול דעת, טעם, מערכות יחסים, מקבלת את כל תשומת הלב שלכם, כי העבודה שלא דורשת אתכם כבר בוצעה.

נסו את זה השבוע

בחרו משימה חוזרת אחת. רק אחת. אל תנסו למפות את כל התהליך שלכם.

בצעו אותה פעם אחת ב-Toffu. בקשו מ-Toffu להפוך אותה ל-Skill. הריצו את ה-Skill ידנית בשבוע הבא, ושוב בשבוע שאחרי. בפעם הרביעית שאתם מריצים, תזמנו אותו.

תוך חודש יהיה לכם דבר אחד פחות לטפל בו, ותבנית לכל השאר.